El Código de Conducta y Ética de ADRetail es un marco de referencia y una orientación para nuestro comportamiento y decisiones en el trabajo diario. Se basa en los principios y valores que conducen a nuestra empresa: Honestidad, Perseverancia, Creatividad, Austeridad y Compromiso.
De esta forma, se espera que todos los colaboradores de ADRetail sean honestos y actúen de buena fe, siendo perseverantes y comprometidos con el cumplimiento de sus obligaciones y responsabilidades, encontrando así soluciones creativas y efectivas para enfrentar los desafíos de cada cargo.
Este Código de Conducta y Ética se aplica a todos quienes formen parte de ADRetail, sin importar cuál sea su función, cargo o nivel dentro de la organización. Las jefaturas de la Compañía, desde el propio Directorio, Gerente General, Gerentes de División, Gerentes de Área, Subgerentes, jefas y jefes, tienen la responsabilidad de conocer este código y propiciar su conocimiento y puesta en práctica de todos los colaboradores a su cargo. Una vez comunicado a la organización es responsabilidad de todos y cada uno de los empleados cumplir con el Código de Conducta y Ética en los términos descritos en él.
Este instrumento no es un compendio exhaustivo de las situaciones o conflictos que se presentan en nuestra realidad cotidiana, por lo que todos quienes trabajamos en esta empresa estamos llamados a utilizar el buen juicio y solicitar ayuda u orientación con nuestra jefatura, o con la Gerencia de Personas cada vez que sea necesario. Asimismo, contamos con un Canal de Denuncias, disponible en la intranet corporativa, a través del cual también podrás obtener orientación respecto a dudas y/o consultas que tengas sobre materias éticas. Junto con lo anterior, es importante destacar que todos, como parte de ADRetail, debemos velar en todo momento por los valores e imagen de la Compañía manteniendo una postura personal compatible con ellos.
Este Código de Conducta y Ética será informado a todos los colaboradores y entrará en vigor desde la fecha de suscripción de los respectivos contratos de trabajo.
Este Código será revisado una vez por año o cuando sea requerido, por el Comité de Gobierno de la Compañía y se modificará en lo que sea considere necesario, de acuerdo con la experiencia de su aplicación en el día a día. El Código de Conducta y Ética vigente estará siempre disponible en la intranet corporativa, en la sección de Documentos y en el Campus de Capacitación, sección Biblioteca.
Como colaborador(a) de las empresas de ADRetail es obligación de cada uno denunciar en forma inmediata todo acto irregular o contrario a las normas éticas, esté o no contemplado en este código, sobre todo en aquellos casos en que las conductas sean ilícitas o ilegales. Para tales efectos, la Compañía ha puesto a disposición de sus colaboradores un Canal de Denuncias, al cual se accede mediante internet directamente en el sitio web www.adretail.integridadcorporativa.cl, a través de www.abcdin.cl (en la parte inferior, sección Canal de Denuncias) o bien desde la intranet corporativa.
Las personas que tengan dudas y/o consultas de cualquier naturaleza con relación a este Código de Conducta y Ética pueden acudir a su jefatura directa, a la Gerencia de Personas o al Encargado de Prevención de Delitos, a través del Canal de Denuncias ya mencionado.
Se garantizará el anonimato a aquellos denunciantes que así lo soliciten, y mantendremos las denuncias e investigaciones lo más confidenciales posibles. ADRetail investigará de acuerdo con los principios y procedimientos internos establecidos, garantizando el debido proceso de todos los involucrados. Aquellas denuncias falsas y que se realicen con intencionalidad negativa, serán consideradas como falta grave.
Todo incumplimiento al Código de Conducta y Ética por parte de los ejecutivos, empleados, contratistas, subcontratistas, colaboradores y asesores será investigado, determinándose la aplicación de medidas disciplinarias dependiendo de la falta. Se incluye la realización de acusaciones falsas sobre una supuesta violación a la ética.
Las medidas disciplinarias aplicables serán aquellas establecidas en el documento Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad de la Compañía, las que pueden incluir, no limitándose, amonestaciones orales o escritas, advertencias, e incluso el término del contrato de trabajo y/o servicio según sea el caso, sin perjuicio de la aplicación de otras medidas que contemple la legislación aplicable al caso.
Las empresas de ADRetail respetan las leyes, normas y procedimientos vigentes que regulan la actividad empresarial. Es por ello por lo que todo colaborador(a) de la empresa, tiene la responsabilidad de conocer y dar cumplimiento a la legislación vigente que diga relación con la actividad que realiza la empresa.
Asimismo, es obligación de los colaboradores conocer y cumplir las políticas, normas y procedimientos aplicables a su rol en la Compañía, tales como: los Procedimientos Comerciales y de Operaciones de Tiendas, el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad, Procedimientos de Prevención de Delitos, las cláusulas establecidas en sus contratos de trabajo, la Política Informática, los estándares de atención en tiendas, el presente Código, entre otros.
En ADRetail respetamos a todas las personas, independientemente de su nacionalidad, raza, color o etnia, edad, género, orientación sexual, estado civil, origen educación, orientación política o religión, por lo que propiciamos relaciones honestas, sinceras y responsables entre todos los colaboradores.
Todos los colaboradores y colaboradoras tienen derecho a desempeñarse en un ambiente de trabajo digno y respetuoso, libre de maltrato verbal, físico y/o psicológico, libre de abuso de autoridad y/o acoso sexual, propiciando el respeto entre todos los colaboradores, independientemente del cargo que tengan dentro de la estructura organizacional, lo cual incluye también la necesidad del buen trato y respeto entre pares.
Quienes cuentan con mayor responsabilidad jerárquica dentro de la Compañía deben ejercer su autoridad responsablemente, propiciando relaciones abiertas y de confianza entre jefes y colaboradores y entre los propios colaboradores, reconociendo el mérito de cada cual.
Las acciones de quienes ejercen cargos ejecutivos o de jefatura deben ser fiel reflejo de un modelo de conducta para los colaboradores bajo su dependencia.
Cada colaborador de la Compañía es responsable individualmente de sus acciones y conductas. Es inaceptable actuar de forma incorrecta argumentando que es una práctica frecuente de otras personas en la empresa o por haber recibido instrucciones de un superior para hacerlo.
El respeto a las personas debe extenderse a todos quienes nos relacionemos por motivo de nuestras funciones como colaborador de ADRetail (clientes, proveedores, promotores externos, guardias, entre otros).
La información, en cualquiera de sus formas, es un activo valioso de nuestra empresa y como tal debemos protegerla. La divulgación de información de ADRetail fuera de la Compañía, especialmente hacia competidores, puede dañar la posición competitiva de ADRetail, de sus accionistas y colaboradores. No se debe revelar información a personas que no la requieran para ejercer sus funciones, ni tampoco a personas externas a la empresa, excepto cuando sea autorizado explícitamente por el Gerente General o sea requerido por la Ley. Debemos guardar absoluta discreción acerca de los datos de ADRetail aun cuando hayamos dejado de pertenecer a la empresa. Se considera información confidencial toda aquella información relacionada con la estrategia o decisiones comerciales:
La información confidencial se debe resguardar en lugares seguros y evitar su discusión o difusión en lugares públicos. Asimismo, es obligación de cada uno ser responsable con la seguridad de nuestra información electrónica.
La información y documentación completa y precisa en todas las áreas de la empresa, nos ayuda a tomar mejores decisiones, ser más eficientes y demostrar la integridad de nuestra gestión a los accionistas y autoridades.
Los libros de registro y cuentas que reflejen operaciones y transacciones de la empresa deben ser fidedignos. Todas las transacciones deben contar con el debido respaldo y autorización, deben apegarse a las normas y procedimientos internos aprobados por la administración y por los principios contables aceptados.
Es responsabilidad de todos, registrar de forma honesta, segura y oportuna la información relacionada a su rol dentro de la empresa. Todos los reportes deben ser un reflejo exacto de la realidad, independientemente de cuál sea el destino de dichos informes. De lo contrario, la empresa tendrá la obligación de informar y recurrir a la justicia o entidades que corresponda.
Toda adquisición o enajenación referida a valores de oferta pública que realice cualquier Colaborador de las empresas de ADRetail, que en función de su cargo acceda o pueda acceder a información privilegiada, deberá ser comunicada al Encargado de Prevención de Delitos por medio de un documento escrito.
Quienes tengan conocimiento de las políticas y estrategias de inversión, planes, estudios o negociaciones, no podrá valerse directa o indirectamente de ello para obtener ventajas en ninguna de las operaciones, ni en beneficios propios ni de terceros.
Quienes tengan acceso a información privilegiada de ADRetail y sus empresas filiales, a sus negocios o a uno o varios de los valores emitidos por ADRetail deberá abstenerse de efectuar transacciones con esos instrumentos.
Los dineros y/o documentos valorados que se deban manejar por motivo de las funciones de cada uno, deben ser usados exclusivamente para los fines que la empresa determine y de acuerdo con los procedimientos establecidos para su administración, documentación y rendición oportuna. Queda estrictamente prohibido que los colaboradores de ADRetail mantengan o autoricen desembolsos de los fondos de la Compañía que no estén imputados en sus libros y/o registros. Queda estrictamente prohibido que los colaboradores de ADRetail realicen descuentos u otorguen beneficios adicionales a los establecidos en las Políticas comerciales superiores de la Compañía.
Asimismo, se debe evitar incurrir en gastos excesivos o innecesarios, evitando cualquier situación que pueda poner en duda la honestidad e integridad personal.
Es importante tener especial cuidado, con todos aquellos elementos valiosos que están a nuestro resguardo, tales como: llaves, documentos, especies valoradas, fondos de caja, claves o contraseñas, poderes de firma y atribuciones especiales, entre otros.
En ADRetail cuidamos el patrimonio de la empresa, lo cual incluye velar por:
Todos los bienes han sido adquiridos o contratados por ADRetail con la finalidad de permitir el normal funcionamiento del negocio, y no para uso o consumo en beneficio personal. Asimismo, las contribuciones y desarrollos que realicen los colaboradores durante su permanencia en la empresa también forman parte del patrimonio de la Compañía y seguirán siéndolo cuando los colaboradores dejen de pertenecer a ella.
El cuidado del patrimonio ayuda positivamente a mantener la posición de la empresa, por lo tanto, tenemos la obligación de informar, en forma inmediata, a nuestras jefaturas sobre malos usos o deterioros de cualquier bien de la empresa, aunque éste no se encuentre bajo nuestra responsabilidad directa. Es por ello, que también debemos cuidar el buen mantenimiento y limpieza de nuestro espacio laboral.
Los sistemas de comunicación provistos por la empresa, tales como teléfonos, faxes, celulares, correo electrónico (e-mail), internet, o cualquier otra plataforma, se entregan para cumplir con las funciones del puesto de trabajo y deben ser utilizados para la realización de las actividades de la Compañía. Su uso para otros fines ocasionales y esporádicos tales como revisión de cuentas bancarias, información de colegios u otros, debe ser autorizado explícitamente por las jefaturas.
No podemos hacer uso de estos sistemas para acceder o difundir materiales o información ilegal, fraudulenta, discriminatoria, obscena, difamatoria o incompatible con las buenas costumbres, ni tampoco cadenas.
El uso de claves y contraseñas de identificación otorgados para estos accesos son de uso personal e intransferible, por lo que la utilización de tales contraseñas por terceros no exime de responsabilidad al usuario titular de éstas.
En ADRetail elegimos a nuestros proveedores por el precio y calidad de sus productos, su servicio y reputación, buscando siempre una relación de largo plazo y beneficiosa para ambas partes; sin realizar actos que signifiquen discriminación arbitraria entre éstos. Nos comprometemos a mantener negociaciones honestas y equitativas con nuestros proveedores, respetando lostérminos de los contratos establecidos.
Respetamos los ámbitos que tienen los roles de los distintos proveedores, sin realizar actividad alguna tendiente a forzar acuerdos entre éstos o conductas que limiten la competencia que éstos han de mantener entre sí.
De igual forma, no realizamos actos o conductas tendientes a afectar la competitividad de los proveedores ni la libertad de negociación, buscando siempre soluciones propias de un mercado en competencia.
Cumplimos siempre nuestros compromisos y guardamos confidencialidad de las informaciones que nos entregan nuestros proveedores en los procesos de negociación, así como les exigimos a ellos que resguarden nuestra propia información.
Cualquier pago que debamos hacer a nuestros proveedores quedará sujeto a que la empresa reciba una factura, boleta, o comprobante de cobro correspondiente al servicio o producto prestado, de acuerdo con el procedimiento existente.
Todos nuestros proveedores deben cumplir con las leyes y reglamentos aplicables, en la realización de su trabajo para ADRetail.
Cualquier conflicto que surja en la relación con un proveedor incumpliendo todo o parte de los acuerdos tomados con ADRetail o cuando está incurriendo en un acto o conducta que comprometa nuestra probidad o nos ponga en riesgo legal, comercial o público, deben ser declarados en forma inmediata a la Gerencia respectiva.
En razón que la Compañía entiende la importancia del servicio prestado por sus proveedores, los colaboradores deberán procurar dar estricto cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales que aplican con especial atención a la modalidad y oportunidad de pago de los servicios prestados.
Los colaboradores de las empresas de ADRetail no deben solicitar ni aceptar de terceros regalos, obsequios, atenciones ni cualquier otro beneficio personal (ej.: honorarios, comisiones, invitaciones o ventajas lucrativas) con motivo de una transacción, servicio o negocio efectuado con ADRetail S.A. o cualquiera de sus empresas filiales, y que pueda afectar la independencia en la toma de las decisiones propias de la actividad de cada uno.
Se exceptúan de lo anterior los obsequios o regalos de carácter simbólico o corporativo, invitaciones a cenas o eventos con motivo de una reunión de trabajo, siempre y cuando tal acción no signifique en ninguna circunstancia un incentivo, compromiso, influencia, o que, en su carácter, naturaleza o frecuencia, pudiera ser interpretado como una voluntad deliberada de afectar la independencia, la imparcialidad o el criterio de la persona. El valor de estos regalos o invitaciones no debe superar una unidad de fomento (1 UF).
Asimismo, no se deben realizar pagos ni retribuciones en dinero, especies o servicios a terceras personas que puedan tener el carácter de indebido, ni tampoco se deben realizar acciones para influir indebidamente en las decisiones de nuestros proveedores o con quienes se realicen operaciones comerciales.
Especialmente está prohibido realizar pagos o retribuciones en dinero, ofrecer o dar regalos, atenciones o beneficios a funcionarios públicos (nacionales o extranjeros) o aceptar los provenientes de ellos.
Las invitaciones recibidas para asistir a congresos, realizar viajes fuera de la región o fuera del país, siempre deben ser comunicadas a la Gerencia. La Compañía se reserva el derecho de autorizar o no la participación en esa actividad.
La aceptación de regalos que no tengan el carácter de institucionales o corporativos debe ser autorizada por el Comité de Ética y Cumplimiento.
Tratándose de regalos o invitaciones efectuadas al Gerente General o a algún miembro del Directorio, en su calidad de tales, estos deberán ser puestos en conocimiento del Comité de Ética y Cumplimiento y del Encargado de Prevención de Delitos, cuando su naturaleza y cuantía lo amerite.
En caso de duda acerca de si resulta ser o no apropiado aceptar un regalo o una invitación, ésta deberá ser planteada al Gerente de área respectivo y al Encargado de Prevención de Delitos.
Los colaboradores de ADRetail deben considerar que existe conflicto de interés cuando sus intereses personales se contraponen a los intereses de la empresa, como, por ejemplo: actividades comerciales relacionadas con el giro de la empresa; participación directa o por medio de familiares por consanguinidad o afinidad o conocidos en empresas competidoras o proveedoras de ADRetail.
Es responsabilidad de cada colaborador declarar a la Gerencia cualquier conflicto de interés quepueda comprometer o parecer comprometer la independencia de juicio frente a negociaciones o decisiones que involucren los intereses de la empresa y abstenerse de actuar en representación de ADRetail en cualquier transacción con otra organización en la cual los miembros de su familia inmediata tengan algún interés económico, o en la cual un miembro de la familia inmediata tenga un cargo en el área de administración, ventas o marketing. La familia inmediata incluye a padres, hijos, cónyuges, conviviente civil, pareja, hermanos y familia política.
Del mismo modo, cualquiera actividad laboral privada debe ser efectuada fuera del horario de trabajo.
Ante cualquier duda sobre la existencia de un conflicto de intereses el trabajador debe abstenerse de realizar la acción o actividad en cuestión y/o acudir a su jefe directo, a la Gerencia de Personas o al Encargado de Prevención del Delito para recibir orientación.
En ADRetail queremos competir de manera justa, respetuosa, leal y con energía, basándonos en nuestros propios méritos. No hacemos acuerdos ni entendimientos con la competencia, ya sea para fijar precios o para restringir de cualquier forma la libre competencia en el mercado. Debemos respetar la “Guía de Buenas Prácticas y Cumplimiento de Normas Libre Competencia de la Compañía”.
Los clientes son la razón de ser de nuestra empresa, por lo que debemos otorgarles un servicio de excelencia caracterizado por la cordialidad, el debido respeto y la entrega de información clara y precisa.
La confianza de nuestros clientes es uno de nuestros principales activos por lo que nuestras operaciones comerciales deben ser siempre realizadas de manera justa y ética. La publicidad que realizamos acerca de nuestros productos y servicios es clara y está basada en la verdad.
El compromiso con la satisfacción de nuestros clientes se reflejará en el respeto a sus derechos y en la búsqueda de soluciones que atiendan a sus intereses, y de acuerdo con los objetivos de desarrollo y rentabilidad de la empresa.
Se prohíbe en forma expresa, a todos los miembros, directores, gerentes, colaboradores, agenteso representantes de ADRetail y a los terceros que tengan relación con la organización, lo cual incluye a los contratistas, proveedores, asesores, etc., realizar cualquier acto que pueda configurar los siguientes delitos de:
Es deber de todo colaborador de las empresas de ADRetail acatar y practicar las políticas, normas y los procedimientos relacionados con la prevención de riesgos y trabajo seguro, para proteger nuestra salud, integridad física y la de nuestros compañeros, clientes y cualquier otra persona que se encuentre en nuestras instalaciones. Estas normas están claramente establecidas en el Reglamento Interno de Higiene y Seguridad.
Todo colaborador tiene el deber de informar inmediatamente al área de Seguridad Corporativa cualquier situación ocurrida o por ocurrir en su lugar de trabajo (oficina, tienda, bodega, etc. que represente un riesgo o delito en contra del personal, los clientes, los activos o la estructura del lugar. Asimismo, el personal que tiene responsabilidad sobre áreas o productos protegidos por sistemas de alarmas tiene la obligación de reaccionar de acuerdo con las instrucciones específicas emitidas por el área de Seguridad Corporativa.
El uso de drogas y de alcohol crea serios riesgos de seguridad e higiene en el lugar de trabajo. Es por ello por lo que está prohibido el consumo y/o posesión de alcohol y/o substancias ilegales en el lugar de trabajo, ni tampoco se acepta un desempeño laboral disminuido por efecto del consumo de tales productos. Asimismo, de acuerdo con la legislación vigente tampoco está permitido fumar en los lugares de trabajo.
Del mismo modo, está prohibido poseer o utilizar armas en general y armas de fuego en particular dentro de las instalaciones de la Compañía estén o no inscritas de acuerdo con la Ley de Control de Armas.
ADRetail y cada uno de sus miembros están comprometidos permanente, activa y responsablemente en la protección y conservación del medio ambiente.
ADRetail considera en su actuar los aspectos ambientales de las zonas donde tiene presencia, para lo cual adopta códigos de buenas prácticas, valores y compromisos. Asimismo, dentro de las políticas de las empresas de ADRetail se contempla el cumplimiento de las exigencias legales, en especial la normativa ambiental vigente y la aplicación de estándares responsables en aquellos casos que no existan leyes o reglamentos al respecto.
Cada persona de ADRetail debe internalizar en sus acciones cotidianas una actitud de protección y conservación del medio ambiente, procurando en sus actividades minimizar el impacto sobreéste, y teniendo presente el cumplimiento cabal de la legislación vigente y las normas internas de ADRetail al respecto.
Es política de ADRetail no asumir en sus operaciones riesgos ambientales mayores a los expresamente autorizados dentro de las leyes, reglamentos y normativa interna de ADRetail, aun cuando ello pudiera significar renunciar a beneficios económicos o a disminución de costos. Las personas de las empresas de ADRetail, que en el ejercicio de sus labores se encuentren ante contingencias que correspondan a situaciones como las señaladas, deberán atenerse a esta política, y en caso de dudas remitirse al Gerente responsable de las operaciones, y en último caso, al Comité de Ética y Cumplimiento.
Es política de la Compañía que parientes directos de colaboradores (padres, hijos, cónyuges, conviviente civil, pareja, hermanos o parientes políticos) no presten servicios dentro de una misma área o bajo una relación de jefe-trabajador.
Se recomienda, en base a los principios contenidos en este Código de Conducta y Ética, que cualquier relación de parentesco o amorosa sea declarada en forma privada a la Gerencia de Personas en un plazo de 30 días posteriores al hecho que la produce o desde la toma de conocimiento de esta norma, ya que podría afectar el desempeño del colaborador o su relación laboral con la empresa. Cualquier recomendación recibida a través de personas vinculadas a la empresa serán consideradas como una referencia adicional y no constituirá elemento para dar un trato ni condiciones preferenciales a tales postulantes.
Los colaboradores de las empresas de ADRetail pueden participar a título personal en las organizaciones sociales, religiosas o políticas que sean de su interés, sin que éstas interfieran con sus funciones habituales en la empresa, ni comprometan la identidad de la Compañía.
Las actividades sindicales deben desarrollarse de acuerdo con el marco legal que las ampara y regula.
El Comité de Gobierno tiene las siguientes funciones relacionadas con el Código de Conducta y Ética:
➢ Supervisar y velar por el cumplimiento del Código de Conducta y Ética de ADRetail, sus valores y principios fundamentales, promoviendo una cultura de adhesión al cumplimiento de las leyes y normas éticas.
➢ Revisar una vez al año el Código de Conducta y Ética, tras la presentación de los cambios por parte de la GD Personas, para que posteriormente y una vez validado el documento, se presente al Directorio para su aprobación.
➢ Resolver sobre la interpretación en relación con cualquier aspecto del Código.
➢ Dictar circulares e instrucciones necesarias para el desarrollo y cumplimiento de lo dispuesto en el Código de Conducta y Ética.
➢ Establecer los canales de denuncia, recibir y coordinar las acciones a seguir para la investigación de las denuncias recibidas por los distintos canales establecidos por la Empresa.
➢ Dictaminar en tiempo y forma sobre las denuncias recibidas, respetando los derechos de los colaboradores, en especial, el derecho a ser oído, a defenderse adecuadamente y a que la resolución que se tome sea fundada.
➢ Tomar conocimiento y resolver acerca de los conflictos de intereses y recomendar que se investiguen los actos de conductas sospechosas y fraudes.
➢ Dar cuenta al Directorio acerca de sus labores.
